Deze stap omvat het assetmanagement. Dit is het startmoment om de complexstrategie (of -visie) op te stellen en uit te werken in een complexplan op basis van de actuele portefeuillestrategie (of -plan) en de actuele financiële vertaling (integrale vastgoedbegroting en -planning).
Doel is vast te stellen wat de toekomstige instandhouding (onderhoud), ingrepen (verbetering of transformatie) en/of dispositie (verkoop of sloop en nieuwbouw) is.

In zijn totale omvang bestaat deze stap daarnaast uit het ontwikkelen van kansrijke planvarianten en het modelleren van scenario’s op basis waarvan de complexstrategie nader wordt uitgewerkt. De formele afronding van deze stap is het initiatiefbesluit of vergelijkbaar.

In de initiatieffase wordt een raamovereenkomst opgesteld en door ons beiden ondertekend en met het initiatiefbesluit als uitgangspunt volgt een projectopdracht. Op basis van een startdocument verkennen we het werk door middel van een globale schouw, beoordelen we of de vraagspecificatie compleet is, worden de financiële uitgangspunten getoetst en worden de opgave ontwerp & engineering (O&E) en een voorbereidingsplanning opgesteld. De formele afronding van deze stap is het ontwikkelbesluit.

Op basis van het ontwikkelbesluit ontvangen wij een ontwikkelopdracht. Wij verrichten een integrale projectopname, voeren eventueel destructief onderzoek uit in een proefwoning, zorgen voor de overige aanvullende onderzoeken (bouwfysisch, energetisch, asbest en dergelijke), inventariseren de mogelijke maatregelen, stellen meerdere initiële onderhouds- en investeringsvarianten op en toetsen deze aan het afwegingskader. Vervolgens adviseren we de opdrachtgever.

Zo’n advies kan vooral in dit stadium leiden tot (plus of min) aanscherping van de kwaliteits- en financiële uitgangspunten. U kiest op basis van het advies een variant, om (globaal) uit te laten werken in één of meerdere scenario’s. Een scenario is een concrete uitwerking van een initiële variant inclusief MJOB en netto-contante-waardeberekening. Het resultaat van deze fase is dat u – na overleg en eventuele aanpassingen – het definitieve scenario kiest. De formele afronding van deze fase is een scenario(besluit).

Op basis van het scenariobesluit krijgen wij de opdracht-planuitwerking. In deze fase ligt het accent op het optimaliseren (en balanceren) van de maatregelen van het gekozen scenario. Een modelwoning kan daarbij een goed hulpmiddel zijn. Op basis van een definitieve werkomschrijving wordt een
begroting opgesteld. Validatie van het plan (ontwerp, maatregelen, begroting, MJOB) stellen wij beschikbaar.

Doel is een check/audit of het plan doet wat het moet doen, effectief is. U accepteert – na overleg en eventuele aanpassingen – het onderhouds- en investeringsplan inclusief meerjarenonderhoudsplanning en -begroting (MJOB). Vervolgens stellen wij de contractstukken voor de aannemingsovereenkomst inclusief ontbindende voorwaarden en overige bijlagen op. De formele afronding van deze fase is het onderhouds- en/of investeringsbesluit.

Op basis van het onderhouds- en/of investeringsbesluit verkrijgen wij officieel de opdracht via een aannemingsovereenkomst. U start een aantal cruciale acties zoals een bewonersdraagvlakmeting met een bepaald % goedkeuring, in een zo vroeg mogelijk stadium aanvragen van vergunningen (in verband met vereiste doorlooptijden), opstellen van een werkplan en een uitvoeringsplanning en tot slot is gecontroleerd of de benodigde vergunningen en ontheffingen zijn verkregen. Wanneer aan alle (ontbindende) voorwaarden is voldaan gaat u akkoord. De formele afronding van deze fase is het startbesluit.

Op basis van het startbesluit krijgen wij de opdracht-start-uitvoering. Wij organiseren vervolgens een startbijeenkomst met het uitvoeringsteam samengesteld uit uw en onze medewerkers. Wij zorgen ervoor dat de bouwplaats is ingericht en indien aan de orde is de bewonersbegeleiding georganiseerd.

Op basis van het kwaliteitsplan hebben wij de product- en procesmetingen uitgevoerd. Daarnaast verzorgen wij het Kwaliteitsplan RGS, wat bestaat uit een Keuringsplan (product) en Plan kwaliteitsbeheersing(sproces). Het resultaat is een kwaliteitsregistratie, waarbij de procesmetingen tevens in een logboek op de bouwplaats aanwezig zijn. Daarnaast voeren we periodieke audits (steekproeven) uit.

Wij dragen de verantwoordelijkheid voor de voortgangsbewaking (financiën, planning, veiligheid en kwaliteit) en leggen daarover verantwoording aan u af. Wij melden het project gereed en gezamenlijk sluiten we af met de gereedmelding. De formele afronding van deze processtap is het afrondingsbesluit.

Op basis van het afrondingsbesluit krijgen wij de opdracht tot projectoverdracht. Alle producten, procesmetingen (kwaliteitsregistratie), inclusief de klanttevredenheidsmetingen en eventueel uitgevoerde audits voor de uitvoering komen beschikbaar. Op basis hiervan beoordeelt u of wij de overeengekomen (projectspecifieke) prestatie-eisen hebben behaald.

Wij leveren het projectdossier aan en onder uw verantwoordelijkheid vindt er een wederkerige projectevaluatie (‘systeem audit’) plaats. Het is een integrale evaluatie van de fasen 0 tot en met VI en beoordeelt vooral of aan de afgesproken levering van ‘input-throughput-output’ is voldaan.

Met de projectevaluatie zijn de key controls per fase van het RGS-proces beoordeeld, met als doel om een waardeoordeel te kunnen vellen of en in welke mate wij gezamenlijk aantoonbaar in control zijn. Het resultaat
is inzicht in de Tips (wat kan beter?) en Tops (wat gaat goed?). Zo ja, dan stelt u het projectdossier vast en draagt dit intern over. De formele afronding van deze processtap is het dechargebesluit.

Op basis van dechargebesluit verkrijgen wij de opdracht voor de start-beheerfase. Tijdens het beheer leveren wij service &
nazorg overeenkomstig de afgesproken prestaties en overige (garantie)bepalingen. Wij voeren tijdens de beheerfase (op afgesproken
momenten) periodieke metingen uit en tonen daarmee aan dat wij aan de overeengekomen prestatie-eisen voldoen. 

Conform de afgesloten raamovereenkomst (ROK) wordt een periodieke evaluatie en beoordeling van de (project-overstijgende) samenwerking uitgevoerd. Dit is een integrale beoordeling onder andere op basis van de individuele projectevaluaties (‘systeem audits’). Het resultaat is een wederzijds geaccepteerd evaluatie- en beoordelingsverslag en wanneer nodig een verbeterplan. De formele afronding van het proces is het samenwerkingsbesluit.

Per project wordt tegen het einde van elke cyclus een eindkeuring uitgevoerd op basis waarvan de volgende cyclus binnen het afgesproken scenario opgestart wordt. Zodoende wordt de complexstrategie opgevolgd.